Subject Filing System Adalah Penyimpanan Dan Penemuan Kembali Arsip Berdasarkan

Macam – Macam Filing System

Tidak ada batas waktu peminjaman arsip

Tidak adanya aturan batas waktu peminjaman arsip juga termasuk kendala dalam sistem manajemen arsip. Karena, seseorang atau suatu kelompok bisa meminjam arsip dalam jangka waktu lama atau terkadang tidak dikembalikan. Akibatnya, pihak lain yang juga membutuhkan arsip tersebut akan kesulitan.

Pengelolaan Siklus Hidup Dokumen

Filing System membantu mengatur siklus hidup dokumen, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan jangka panjang atau penghapusan. Dokumen yang sudah tidak digunakan lagi dapat dikelola sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Sebuah Filing System memungkinkan perusahaan mematuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku terkait.

Jenis-Jenis Sistem Penyimpanan Arsip

Setelah mengetahui definisi sistem penyimpanan arsip, terdapat juga macam-macam sistem penyimpanan arsip yang dapat Anda gunakan untuk mengarsip sesuai dengan sistem perusahaan. Berikut adalah jenis-jenis dari sistem penyimpanan arsip:

Sistem tanggal (chronological filing system)

Sistem tanggal pada penyimpanan arsip adalah sistem yang mengurutkan surat berdasarkan tanggal menerima surat dan mengirimkan surat sehingga cocok jika mencari surat berdasarkan waktu kejadian. Dalam mengindex arsip pada metode ini juga menyusun frekuensi surat berdasarkan harian, mingguan dan bulanan.

Kelebihan pada sistem tanggal ini sangat cocok bagi surat yang memiliki tanggal jatuh tempo serta dapat melakukan penyimpanan arsip secara lebih mudah. Kelemahannya adalah, untuk mencari arsip terbilang cukup sulit karena membutuhkan kombinasi abjad, tidak hanya tanggal. Hal tersebut bermanfaat untuk organisasi kecil dengan dokumen yang tidak terlalu banyak.

e. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan geografis atau wilayah biasanya akan dikelompokkan sesuai daerah atau wilayah yang tertera dalam surat atau dokumen. Kemudian, penyimpanan arsip akan dikelompokkan berdasarkan tempat penyimpanannya, yakni disusun sesuai kota, daerah, atau negara asal dokumen tersebut dan tujuannya.

Menurut Sedarmayanti (2005), sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu.

Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain:

Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain:

Baca Artikel : Pengelolaan Bahan Pustaka

Tidak ada pedoman tata kerja

Tata kerja adalah suatu cara untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana. Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang cara mengelola sebuah pekerjaan, mulai dari pengertian pekerjaan itu sendiri, apa yang harus dilakukan dan caranya.

Pedoman tata kerja sangat dibutuhkan dalam semua bidang, termasuk kearsipan. Suatu perusahaan atau organisasi harus memiliki pedoman tata kerja kearsipan bagi pegawainya yang bertugas mengelola arsip.

Supaya, setiap petugas yang mengembang pekerjaan itu melaksanakannya selaras dengan lainnya dan memiliki tujuan jelas.

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Telah disebutkan sebelumnya ada 5 sistem kearsipan yang paling sering digunakan untuk perusahaan atau instansi pemerintah. Kelima sistem tersebut adalah:

Masing-masing penyimpanan arsip dengan kriteria tersendiri. Penyimpanan arsip adalah salah satu sistem dalam manajemen arsip untuk menjamin penemuan kembali saat dibutuhkan pada waktu yang akan datang.

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Khusus pada sistem subjek adalah penyimpanan arsip dengan berdasar pada permasalahan yang terjadi. Sistem tersebut lebih tepat penggunaannya untuk instansi pemerintah atau jenis perusahaan yang menerima keluhan dari konsumen.

Sedangkan dalam rumah tangga, sistem subjek dapat dibedakan misalnya arsip pembayaran rekening listrik, arsip  pembayaran rekening telepon dan arsip khusus ijazah dalam keluarga.

Dapat pula dengan tambahan arsip khusus akte kelahiran, arsip piagam penghargaan anak dan masih banyak lagi. Semuanya memiliki subjek khusus berdasarkan apa yang mau disimpan dalam arsip tersebut.

Ada kelebihan karena mudah pencarian, tapi juga terdapat kelemahan yang perlu mendapat perhatian.

Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen untuk Arsip

Untuk memaksimalkan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan, salah satu cara yang dapat Anda lakukan untuk mempercepat prosesnya adalah dengan menggunakan suatu sistem manajemen dokumen terbaik yang berbasis cloud. Dengan menggunakan sistem ini, pencarian lebih cepat karena tidak memakan waktu yang lama lagi dan menghemat kertas serta ramah lingkungan karena telah menggunakan cara baru dengan cloud. Dengan sistem manajemen dokumen terunggul, siapapun yang membutuhkan dapat mengakses dokumen di mana saja dan kapan saja. Sistem ini sangatlah cocok bagi perusahaan yang mempunyai banyak dokumen untuk diarsip. Selain keamanan yang terjamin, adanya fitur folder dan subfolder juga memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dokumen dengan kategori yang sama.

Kini, Anda sudah mengetahui jenis-jenis penyimpanan serta manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip. Memiliki sistem dalam manajemen pada dokumen-dokumen Anda sangatlah penting untuk kemudahan pencarian apabila suatu saat nanti membutuhkan dokumen lama untuk melihatnya. Bayangkan jika Anda tidak mempunyai sistem dan menumpukkan dokumen begitu saja. Sulit untuk mencari dan perlu waktu yang lama pula.

Permudah pengarsipan dokumen Anda dengan sistem manajemen dokumen terbaik dari HashMicro. Dengan penggunaan software untuk mengarsipkan berkas-berkas, mencari dokumen lama hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja. Keamanan dan kemudahan dalam mengelompokkan dokumen membantu perusahaan bekerja secara lebih cepat dan efisien. Unduh skema harga software manajemen dokumen dan dapatkan demo gratis untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.

Apakah artikel Ini bermanfaat?

Penyimpanan arsip untuk perusahaan atau kantor ada 5 cara yang sering digunakan. Salah satunya adalah subjectical filing system yaitu penyimpanan berdasar subjek. Bagaimana seluk beluk, kelebihan dan kelemahan jenis ini, lanjut terus baca artikelnya hingga kelar, ya.

Sistem wilayah (geographical filing system)

Sistem wilayah dalam sistem penyimpanan arsip maksudnya adalah mengelompokkan arsip-asip berdasarkan daerah atau wilayah yang terdapat pada alamat surat atau dokumen. Untuk mengarsipkan dokumen dengan sistem ini, cara pengklasifikasiannya dengan mengelompokkan atau menempatkan penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah, jika sudah mengetahui wilayahnya maka akan mudah mencari dokumen jika ada dokumen yang telah tersimpan. Melakukan penyimpanan bisa secara langsung tanpa membutuhkan rujukan atau bantuan indeks. Sementara itu, kelemahannya adalah membutuhkan indeks yang lebih tepat dan teliti. Berisiko adanya salah penyimpanan apabila tidak mengetahui pembagian wilayah. Jika ada dokumen yang alamatnya tidak lengkap maka akan sulit pengelompokannya serta membutuhkan SOP yang jelas dan terperinci.

Baca juga: Sistem HRIS: Fungsi, Fitur, dan Cara Kerjanya